För närvarande har vi tekniska problem med vår publicering av nyheter från Mynewsdesk på vår startsida. Ta del av våra nyheter direkt och säkert på vår sida i Mynewsdesklänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Stäng

Ta emot handling med e-underskrift

Det finns flera saker att ta ställning till när man tar emot dokument med e-underskrift. Här kan du läsa mer om bedömningar som måste göras.

När en myndighet tar emot en handling, på papper eller elektroniskt, är det myndigheten som måste ta ställning till om dokumentets form och innehåll
motsvarar författningskrav, verksamhetens behov och sannolikt bevisvärde vid en rättslig prövning.

I det sammanhanget är en elektronisk underskrift endast en av de bedömningar som måste göras för att avgöra om man bör begära någon form av komplettering. Det som skiljer e-underskriften från andra krav, som att kontrollera om den som undertecknat är behörig firmatecknare, är att man troligen redan har så väl etablerade rutiner för att hantera dem att man sällan reflekterar över dem.

Det är omöjligt att ge generella råd kring vad som behöver kontrolleras när man tar emot dokument med e-underskrift. Det måste bedömas utifrån författningsregler och de konsekvenser som skulle uppstå i den egna verksamheten om det visar sig att den elektroniska underskriften inte är tillförlitlig.

Förslag till steg i bedömning

  1. Får det några större konsekvenser för myndigheten om dokumentet inte kan anses vara korrekt underskrivet? Om nej, gör inga fler kontroller.
  2. Kontrollera om det finns formkrav i författningen som gör att myndigheten måste avvisa dokumentet.
  3. Gör de valideringar som IT-systemen erbjuder stöd för, till exempel att dokumentet inte är förändrat sedan underskriften, eller att underskriften framställts med ett trovärdigt certifikat.
  4. Kontrollera att underskriften är gjord med godkänd teknik.
  5. Kontrollera om det är ett dokument som ska bevaras. Om ja, kontrollera om det även är viktigt att kunna bevara möjligheten att i efterhand bedöma om den elektroniska underskriften var giltig när dokumentet kom in till myndigheten. Kontrollera i så fall om dokumentet är i ett format som Riksarkivet godkänner för
    långtidslagring.

Läs gärna mer under avsnittet Validera och bevara e-underkrifter

E-tjänster förenklar för användaren och myndigheten

Det kan vara svårt att göra dessa bedömningar, och resultatet av en missbedömning kan bli att dokumentet inte är användbart för myndigheten. För att undvika denna typ av problem kan man ta fram e-tjänster där användarna styrs till att lämna uppgifter och underteckna på ett sätt som passar myndigheten.

Observera att eIDAS-förordningen kan medföra att myndigheten inte har rätt att vägra ta emot dokumentet med e-underskrift. Det är dock alltid tillåtet att erbjuda en smidigare väg - e-tjänst med e-underskrift - där användaren frivilligt väljer att lämna uppgifterna, på ett sätt som är enkelt för myndigheten att hantera.

Nyhetsbrev

Sociala medier